শিল্প কল কারখানার জন্য C-TPAT নিরাপত্তা অনুযায়ী আন্তঃ ও বহির্গমন চিঠিপত্র নিয়ন্ত্রণ নীতিমালা

১। কারখানার প্রত্যেকটি আন্তঃ বিভাগীয় বা ডাকযোগে গ্রহনকৃত পার্সেল বা চিঠি সর্বপ্রথম নিরাপত্তা কক্ষে দায়িত্ব প্রাপ্ত নিরাপত্তা পরিদর্শক কর্তৃক পরীক্ষা করে গ্রহন করতে হবে। অতঃপর নির্দিষ্ট রেজিষ্টারে পরিদর্শক কর্তৃক যাবতীয় তথ্য লিপিবদ্ধ করে চিঠি বা পার্সেলটি প্রাপকের বরাবরে প্রেরণ করতে হবে।
 

২। কারখানার বাহিরে প্রেরণকৃত প্রতিটি চিঠি বা পার্সেল সর্বপ্রথম নিরাপত্তা কক্ষে দায়িত্বপ্রাপ্ত নিরাপত্তা পরিদর্শকের নিকট প্রেরণ করতে হবে। নিরাপত্তা পরিদর্শক চিঠি বা পার্সেলটি পরীক্ষা নিরীক্ষা করে নিদিষ্ট রেজিষ্টারে এ সম্পর্কীয় প্রয়োজনীয় তথ্য লিপিবদ্ধকরণ করে তা ডাকযোগে বা পত্রবাহক মারফত প্রেরণ করবেন।
 

৩। গ্রহনকৃত ও প্রেরণকৃত পার্সেল বা চিঠিতে কোন ধরনের অস্বাভাবিকতা লক্ষ্য করলে বা সন্দেহ হলে তৎক্ষনাৎ নিরাপত্তা পরিদর্শককে তা প্রশাসন বিভাগে গোচরীভূত করতে হবে। প্রয়োজনে পার্সেল বা চিঠি প্রেরণকারী বা প্রাপকের উপস্থিতিতে তা খুলে পরীক্ষা করে দেখতে হবে।
 

৪। রেকর্ড বিহীন কোন ধরনের পার্সেল বা চিঠি বাহির থেকে গ্রহন বা প্রেরণ করা যাবে না।
 

৫। চিঠি বা পার্সেল গ্রহন বা প্রেরণের পূর্বে তার ওপর গ্রহন বা প্রেরণের তারিখ সীল মোহর করতে হবে।
 

৬। প্রতিদিন কারখানা চলাকালীন সময়ে সকল চিঠি বা পার্সেল গ্রহন বা প্রেরণ করতে হবে।
 

৭। কারখানা বন্ধ বা ছুটির দিনে কোন ধরনের পার্সেল বা চিঠিপত্র বাহির থেকে গ্রহন বা প্রেরন করা যাবে না।
 

৮। কারখানার সাথে সম্পৃক্ত সকল সরবরাহকারী অফিস অর্থাৎ যে সকল প্রতিষ্ঠান বা ব্যক্তির সহিত কারখানার চিঠিপত্র সচরাচর আদান-প্রদান হয় তাদের নাম ও ঠিকানার একটি তালিকা প্রদর্শিত থাকতে হবে।
 

৯। তালিকাভূক্ত প্রতিষ্ঠানে বা ব্যক্তি ব্যতীত অন্য কোন বেনামী বা অপরিচিত ব্যক্তির বা ঠিকানার সূত্রে কোন পার্সেল বা চিঠি গ্রহণ করার পূর্বে অবশ্যই প্রেরণকারী ও প্রাপকের সম্পর্কে নিশ্চিত হতে হবে তা না হলে উক্ত পার্সেল প্রেরণকৃত বা চিঠি গ্রহণ করা হতে বিরত থাকতে হবে।
 

১০। গ্রহণকৃত সকল চিঠি নির্দিষ্ট বক্সে রাখতে হবে।
 

১১। কোন বেনামী বা অপরিচিত চিঠি গ্রহন করা হতে বিরত থাকতে হবে।