অডিটের ৫ টি ধাপ

আমরা অনেকে আছি যারা মানবসম্পদ বিভাগে কাজ করি কিন্তু আমরা সরাসরি অডিটের সাথে কাজ করার সুযোগ খুব কম ই হয়। তাই আজ আলোচনা করবো অডিটের ৫ টি ধাপ নিয়ে।

এইচআর,এডমিন & কমপ্লায়েন্স বিভাগের অডিট কে সাধারনত ৫টি ভাগে ভাগ করে অডিট টি পরিচালনা করা হয়ে থাকে,

১. ওপেনিং মেটিং : 

 ওপেনিং মিটিং সাধারণত আলোচনা করা হয় একে অপরের সাথে পরিচয় টা। যে যারা অডিট করতে এসেছে তারা কে কোন ধরনের কাজ/অডিট করবে যেমন কে ডকুমেন্টস দেখবে,কে সাইট টুর করবে,কে ইন্টারভিউ নিবে ইত্যাদি।আবার ফ্যাক্টরি ম্যানেজমেন্ট  এর কে কে এই অডিটের সাথে কাজ করবে আবার ঠিক তেমনি ফ্যাক্টরিতে কে কোন কাজ / অডিটর কে অডিট করতে সাহায্য করবে ইত্যাদি।তবে দুই টিমের মধ্যে থাকবে একজন টিম লিডার। আবার অডিটর এর সেটাও বলে দিবে যে সে কখন দুপুরের খাবার খাবে,কখন ডকুমেন্টস রিভিউ করবেন,এবং অডিটর কতক্ষণ অডিট করবেন ইত্যাদি তবে ওপেনিং মিটিং সারাংশ এটাই যে অডিটর কিভাবে অডিট করবেন সেটা বা প্রসেস টা বলে দিবেন।এটাই হলো অডিটর দের ওপেনিং মিটিং। 

২. ডকুমেন্টস রিভিউ : 

ডকুমেন্টস রিভিউ বলতে বুঝায় ফ্যাক্টরির সকল ডকুমেন্টস তারা চেক করবে যে একটি ফ্যাক্টরি চালাতে গেলে শ্রম আইন অনুযায়ী সকল ডকুমেন্টস  আছে কিনা । যেমন বেতন শীট,পেস্লিপ,সকল লাইসেন্স,ফ্যাক্টরির পলিসি, এক কথায় ফ্যাক্টরি চালাতে যা যা ডকুমেন্টস দরকার বা আছে সব গুলো ডকুমেন্টস তারা দেখবেন। এবং সেটা শ্রম আইন অনুযায়ী আছে কিনা।বেতন শীট সাথে বেশ কিছু হাজিরা কার্ড মিলাবে দেখবে যে হাজিরা কার্ড অনুযায়ী বেতন সঠিক মত পেয়েছে কিনা ইত্যাদি। আরো চেক করবে যে সকল ধরনের কাগজ এর কোন টার মেয়াদ উত্তির্ন আছে কিনা।এক কথা ডকুমেন্টস রিভিউ মানে সকল ধরনের কাগজ তারা চেক করবে তবে তাদের ও  চেকলিস্ট থাকবে যে তারা কি কি ধরনের ডকুমেন্টস দেখবে।তাদের আগে যদি অন্য কোন অডিট অডিট করে থাকেন তাদের অডিট রিপোর্ট টাও তারা দেখবে বা চাইতে পারে।

৩. সাইট টুর: 

সাইট টুর বলতে বোঝাই তারা অডিট চলা কালিন সময়ে ফ্যাক্টরি সব যায়গা তারা ঘুরে ফিরে দেখবে যে কাগজ তো দেখলাম এখন কাগজের সাথে ফ্যাক্টরির মিল আছে কিনা। ফ্যাক্টরিতে  শ্রম আইন, একোর্ড এর সকল নিয়ম ঠিক আছে কিনা।এক কথা কোন কিছু বাধাযুক্ত অবস্থায় রাখা যাবে না।তবে মেশিন ক্ষেত্রে আলাদা। এক কথায় তারা পুরো ফ্যাক্টরি কে দেখবেন কোথাও কোন সমস্যা আছে কিনা।

৪. ইন্টারভিউ: 

ইন্টারভিউ বলতে বোঝাই তারা ফ্যাক্টরির নির্বাচিত  শ্রমিক বা স্টাফ দের ডেকে নিয়ে আলাদা ভাবে অথবা ফ্যাক্টরির যে ম্যানেজমেন্ট থাকবে অডিটরের সাথে তাদের সামনেও তাদের শ্রম আইন অনুযায়ী সকল সুযোগ সুবিধা পাচ্ছে কিনা বা ডকুমেন্টস অনুযায়ী তাদের সাথে কথা বলবে মিলিয়ে দেখবে ডকুমেন্টস আর তাদের কথার সাথে মিল আছে কিনা  । এটাই হলো ইন্টারভিউ। 

৫. ক্লোজিং মিটিং : 

ক্লোজিং মিটিং সাধারনত সর্বশেষ যার মাধ্যমে অডিটের সকল কার্যক্রম শেষ করবেন। এবং এই মিটিং আলোচনা করবেন যে অডিট টি সারাদিন কি অডিট করলেন। কি কি সমস্যা অডিটর পেয়েছেন ফ্যাক্টরিতে৷ ফ্যাক্টরিতে যদি নরমাল কোন সমস্যা পান সেটাও এই মিটিং আলোচনা করবেন।  আর ক্যাপ তৈরি করবেন মানে কি কি সমস্যা তারা পেয়েছেন তার একটি  লিস্ট করবেন এবং এই সমস্যা গুলো কত দিনের মধ্যে ফঢাক্টরি সংশোধন করে দিবেন তার ও একটা তারিখ লেখা থাকবে।এবং ফ্যাক্টরি ম্যানেজমেন্ট এর টিমের মধ্যে যে টিম লিডার থাকবে বা এই অডিট পরিচালনা করবেন তাকে সকল কিছু বুঝিয়ে দিবেন। আর যেটা ক্যাপ তৈরি করবেন অডিটর  সেটার আবার প্রিন্ট করে টিম লিডার এর স্বাক্ষর  নিবেন। 

উপরিউক্ত যে আলোচনা করা হলো এতটুকু বিষয় টা না এর আরো অনেক বিস্তারিত আলোচনা আছে।আমি শুধু অডিট এর ধারনা দেওয়ার জন্য লিখেছি।

পরবর্তী আলোচনার বিষয় আপনাদের কমেন্টস মাধ্যমে করা হবে।

নোট :  যদি কেন বিষয় বা পয়েন্ট সংযুক্ত করতে হয় দয়া করে কমেন্টস মাধ্যমে জানাবেন, আলোচনা করবেন।

রাজু আহম্মেদ, 

এইচ আর, এডমিন & কমপ্লায়েন্স বিভাগ।

মোবা : ০১৭৯৮৭৪৩৪১৭(প্রয়োজনে)