কোন কর্মী চাকরি ছেড়ে চলে গেলে অথবা টার্মিনেট করলে তার সম্পর্কিত তথ্য সংরক্ষণ করতে হবে কি ? কত দিন? তথ্য ফেরত দেয়ার নিয়ম আছে কি?

সোস্যাল অডিটের ক্ষেত্রে লেফটি, রিজাইন্ড ও টার্মিনেটেড ওয়ার্কারের যাবতীয় রের্কড, যেমনঃ এটেন্ড্যান্স কার্ড, এটেন্ড্যান্স রেজিষ্টার (অর্থাৎ হাজিরা সংক্রান্ত রেকর্ড), বেতন, বোনাস ও ওভারটাইম শিট (অর্থাৎ বেতন-ভাতাদির রেকর্ড) এক বছর এবং ওয়ালমার্টের জন্য দুই বছর সংরক্ষন করতে হবে। এছাড়া শ্রমিকের সার্ভিস বুক ফেরৎ দেয়া এবং চাকুরির প্রত্যয়ন পত্র দেয়ার বাধ্যবাধকতা রয়েছে।

এটা কি করতেই হবে? 

অরজিনাল কাগজ দিয়ে ফাইলটি না সাজিয়ে, fake document দিয়ে যায় না ?

যেমন fake ডকুমেন্ট- resign, terminate, last one/two month এর paid salary.

 

পুনঃপরামর্শঃ 

সোস্যাল মিডিয়ায় অনেক জুনিয়ার এইচ.আর, এডমিন ও কমপ্লায়ান্স প্রফেশনালদের প্রশ্ন করার ধরন ও জানার আগ্রহ দেখে- তাদের উদ্দেশ্যে বলতে চাই, কমপ্লায়ান্স হলো- দেশী, বিদেশী ও আর্ন্তজাতিক কিছু আইন, বিধি ও রীতি-নীতি মেনে কারখানায় কর্মরত লোক-বলের সার্বিক নিরাপত্তা ও উৎপাদিত পণ্য ও কাঁচামালের গুণগত মান ও নিরাপত্তা বিধানে সার্বিক ব্যবস্থাপনা নিশ্চিত করা- যা অবকাঠামোগত, ব্যবহারিক, দলিল-দস্তাবেজ প্রস্তুত ও সংরক্ষণ, প্রশিক্ষণ ও সতর্ক ব্যবস্থাপনা ইত্যাদির মাধ্যমে নিয়ন্ত্রন করা হয়ে থাকে।

এ ক্ষেত্রে কমপ্লায়েন্স অডিট গুরুত্বপূর্ণ। হোক তা- সোস্যাল অডিট, অথবা টেকনিক্যাল, সিকিরিটি (C-TPAT, GSV), এনভায়রণমেন্টাল, কেমিক্যাল, অকোটেক্স, ISO, Accord, Alliance ইত্যাদি যে কোন অডিট-ই হোক না কেন- এখানে ডকুমেন্টেশন এবং অবকাঠামোগত বিষয় গুলো সঠিক ভাবে ম্যানেজমেন্ট করা অতীব গুরুত্বপূর্ণ। যেমন ধরুন, কর্মঘন্টা, হাজিরা, ছুটি, বেতন-ভাতা, প্রশিক্ষণ, ফায়ার ড্রিল, স্টোর ম্যানেজমেন্ট রেকর্ড, পার্সোনাল ফাইল সংরক্ষণ, মেডিক্যাল রেকর্ড বা ইকুইপমেন্ট, পিপিই ইত্যাদি ডকুমেন্টারী সঠিক আছে কিন্তু বাস্তবের সাথে কিছু অসঙ্গতি পাওয়া গেছে। বা সোস্যাল অডিটের ক্ষেত্রে- ওয়ার্কাস্ ইন্টারভিউতে কিছু অসঙ্গতি অডিটরের নিকট প্রতীয়মান হয়েছে। সেক্ষেত্রে অডিটর ফ্যাক্টরি ম্যানেজমেন্টের কাছে ব্যাখ্যা জানতে চাইবেন এবং ম্যানেজমেন্টের দেয়া তথ্য অডিট রির্পোটে লিখবেন। তাঁর নিজস্ব মন্তব্যও লিখবেন। ফাইন্ডিংটি সংশোধন যোগ্য হলে- ম্যানেজমেন্টের নিকট সংশোধনীর জন্য টাইম লাইন জানতে চাইবেন। প্রতিশ্রুত টাইম লাইনের মধ্যে কাজ শেষ করে ফটো বা এভিডেন্সসহ CAP পাঠালে, তাঁরা তা গ্রহণ করবেন।

তবে একটা জিনিষ মনে রাখবেন, একেবারেই কিছু না থাকা বা না রাখা বা না পাওয়া, আর ত্রুটিপূণৃ ভাবে কিছু না থাকা বা না রাখা বা না পাওয়া এক জিনিষ না। যেমনঃ ক্যান্টিন বা ডাইনিং একেবারেই নেই, ইমার্জেন্সি এক্সিট নেই, মেডিকেল সেন্টার নেই, পর্যাপ্ত টয়লেট নেই, উম্মুক্ত ছাদ নেই, ইটিপি নেই, ডকুমেন্টস্ এর রেকর্ড সংরক্ষণের ব্যবস্থাই নেই- ইত্যাদি অডিট ফেল করার কারণও হতে পারে। কিন্তু উপরোক্ত সবই আছে, অথচ পর্যাপ্ত পরিমাণে বা বিধি সম্মত উপায়ে নেই- এসকল কারণে অডিট ফেল হবে না। তবে ফাইন্ডিংস আসবে এবং সংশোধনের সময় পাওয়া যাবে।

একজন প্রশ্নকারী জানতে চেয়েছেন Fake ডকুমেন্টস দিয়ে সব আপডেট করা যায় কি না? এ বিষয়ে বে-আইনী পরামর্শ দিলে তো আমার নামে ডিজিটাল নিরাপত্তা আইনে মামলা হয়ে যাবে। তবে আমি বলব- অডিট পাশ করতে হলে, কারখানায় কর্মরত সকল মানুষ ও পণ্য বা কাঁচামালের নিরাপত্তা ও সঠিক মানের নিশ্চয়তায় ডকুমেন্টেশন ও অবকাঠামোগত বিষয়সমূহ সঠিক ভাবে ব্যবস্থাপনা করতেই হবে এবং ডকুমেন্টস্ আপডেট রাখতেই হবে।

লেফটি, রিজাইন্ড ও টার্মিনেটেড ওয়ার্কারের ক্ষেত্রে সুর্নিদৃষ্ট প্রক্রিয়ার মাধ্যমেই তার ফাইল ক্লোজ করতে হবে। সোস্যাল অডিটের ক্ষেত্রে- তাদের যাবতীয় রের্কড, যেমনঃ এটেন্ড্যান্স কার্ড, এটেন্ড্যান্স রেজিষ্টার (অর্থাৎ হাজিরা সংক্রান্ত রেকর্ড), বেতন, বোনাস ও ওভারটাইম শিট (অর্থাৎ বেতন-ভাতাদির রেকর্ড) এক বছর এবং ওয়ালমার্টের জন্য দুই বছর সংরক্ষন করতে হবে। তবে মনে রাখবেন, সকল ডকুমেন্টে শ্রমিকের স্বাক্ষরের মিল থাকা জরুরী।

 

ধন্যবাদান্তে-

আবুল কালাম আজাদ