সংক্ষেপে QMS প্রয়োগের এর আদ্যোপান্ত | Briefly discuss about QMS.

Quality Management System ((QMS) হচ্ছে একটি আনুষ্ঠানিক ব্যবস্থা যেটি তথ্য প্রক্তিয়াকরণ পদ্ধতি ও নির্দিষ্ট দায়িত্ব বন্টনের মাধ্যমে কোম্পানির নির্ধারিত পলিসি এবং এর উদ্দেশ্য অর্জনে কাজ করে । QMS প্রত্যক্ষভাবে সংগঠনের কার্যক্রামর সাথে কাস্টমার এবৎ মালিকের চাহিদার সমন্বয় সাধন করে এবং ক্রমাগত উন্নয়নের ভিত্তিতে সংগঠনের কার্যকারীতা এবং দক্ষতা বৃদ্ধিতে সাহায্য করে থাকে। 

Quality Management System: এটি কে তিনটি অংশে ভাগ করলে আমরা যা পাব তা হলঃ

 

Quality:

·        Fitness for purpose

·        Excellence

·        Meeting Customer Expectation Not just Need

Management:

·        Planning

·        Organizing

·        Directing

·        Controlling

·        Structuring

System:

·        Work Culture.

·        Frame Work.

·        Policies and Procedures.

Or,

      Q= (Productivity + Customer satisfaction)/Cost

      

 বা, Q= P (Profit) = MS (Market Share)

অতএব Q: Sustainability

সুতরাং বলা যায়, The benefit of systemic process to create consistency.

Quality Management System আটটি নীতির উপর প্রতিষ্ঠিত নিম্মে তা উল্লেখ করা হল:

·        Customer focus

·        Leadership

·        Involvement of people

·        Process approach

·        System approach to management

·        Continuous improvement

·        Factual approach to decision making

·        Mutually beneficial supplier relationships

আবার Quality Management System মূল ভিত্তি হল PDCA tools।

PDCA (Plan-Do-Check-Act): এঢি সচারাচর ব্যবহৃত একটি পুনরাবৃত্তিমূলক চারটি ধাপে সমস্যা সমাধানের প্রক্রিয়া হিসেবে প্রসেস উন্নয়নের আর্দশরুপ হিসেবে ব্যবহৃত হয় ৷ এই কৌশলকে মালামাল বা পন্য ও প্রসেস উন্নয়নের প্রবাহ চিত্র হিসেরে উল্লেখ করা হয়। 

Plan: কাঙ্খিত ফলাফলের জন্য কাস্টমারের প্রয়োজনীয়তা /চাহিদা ও কেম্পোনির নিজস্ব নীতিগুলোর সমন্বয়ে একটি নির্দিষ্ট কার্যসম্পাদানরে জন্য উদ্দেশ্য এবং প্রক্রিয়া ঠিককরন। প্লান এর একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ হচ্ছে পলিসি ও গোল নির্ধারণ করা, অরগানাইজেশানের সিকিউর নিশ্চিত করা, বিভিন্ন কার্যক্রমের প্রসেস ও রুটিন বা SOP ও Flow-chart তৈরী করা। সংক্ষেপে এগুলো একটু আলোচনা করা যাক। 

(Policy / vision/mission/strategy) পলিসি/ ভিশন হচ্ছে একটি বিবৃতি বা প্রতিশ্রুতি পত্র যা টপ ম্যানেজমেন্ট দ্বারা ঠিক করা হয়। এটি একটি নির্দিষ্ট টার্গেট শো করে। যা অর্জন করার লক্ষ্য হিসেবে বিবেচনা করা হয় এবং এটির উপর ভিত্তি কোম্পানী তার কার্যক্রম পরিচালিত করবে। বিবৃতি অবশ্যই পরিষ্কার এবং পরিপূর্ন হতে হবে যাতে পরিমাপ যোগ্য গোল এবং পরিকল্পনার উন্নয়ন ঘটানো যায় । 

Organization হল একটি কাঠামোর মধ্য থেকে কতগুলো মানুষ একত্রে তাদের সম্পর্ক, শক্তি, উদ্দেশ্য এবং ভূমিকা ব্যবহার করে একটি common উদ্দেশ্য অর্জনের জন্য।

 সাংগঠনিক কাঠামো কেমন হবে তা স্পষ্ঠভাবে ব্যাখ্যা করা উচিত যাতে কর্মীদের প্রতিটি সদস্য তাদের দায়িত্ব ও কাজ সম্পর্কে সঠিভাবে অবহিত হতে পারে, এটি অত্যন্ত গুরুতূপূর্ন যে প্রতিটি সদস্য তার উপর অর্পিত কাজ সঠিকভাবে পালন করবে।

Quality Organization অবশ্যই গুণগতমানের বিষয়ে সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য তার পূর্ন অধিকার প্রয়োগ করবে। এবং Staff Turnover এর ক্ষেত্রে একটি টেকসই Organization অবশ্যই তার কর্মদক্ষতা নিশ্চিত করার জন্য আলাদা পরিকল্পনা রাখবে। সব স্তরের কর্মচারী কোম্পনীর সবচেয়ে গুরুতূপূর্ন সম্পদ ৷ প্রতিষ্ঠানে নিযুক্ত সমস্যা ও সমাধানের জন্য দক্ষতা সম্পন্নকর্মী একটি প্ৰতিষ্ঠানকে বিশ্বৰাজারে প্ৰতিযোগীতামূলক ও শক্তিশালী প্রতিষ্ঠান গড়তে সহযোগিতা করে থাকে । Organization chart এবং Job responsibility একটি প্রতিষ্ঠানে নিয়োজিত  প্ৰত্যেকের দ্বায়িত্ব সকলের কাছে পরিষ্কার করে। একসাথে একসঙ্গে কাঠামোগত প্রশিক্ষন এবং দক্ষতা ও সুরক্ষিত পরিকল্পনা সিস্টেমকে আরো টেকসই করে তোলে এবং যা নির্দিষ্ট কোনো ব্যক্তির উপর এককভাবে নির্ভর করবে না বরং প্রতিষ্ঠানকে Secure করে।

  

  

Process & Routines: প্রসেস হচ্ছে একসেট Activities যেখানে বিভিন্ন ধরনের সম্পদ ব্যবহার করে ইনপুটেৱ মাধ্যমে আউটপুট পাওয়া যায় । প্রসেস ৰিভিন্ন স্তরে বিভিন্নভাবে সংঙ্গায়িত হয়ে থাকে IRoutines and procedure যে কোন ক৷র্যের একটি কার্যকলাপ সম্পাদনের নির্দিষ্ট উপায় বর্ননা করে থাকে যা কে, কখন, কিভাবে এবং কেন করবে তার প্রশ্নের উত্তরের মাধ্যমে /বিশ্নেষনের মাধ্যমে কাজটির সমাধান করবে। একটি প্রাসঙ্গিক/বাস্তবিক তথ্যই নিশ্চিত করে ঐক্য, সন্মতি ও সম্পাদিত কার্যের সঙ্গতি।

প্রধান প্রধান প্রসেসগুলোকে চিহ্নিতকরন করে একটি ফ্লোচার্ট এoর মাধ্যমে উপস্থাপন করতে হবে, যা সিস্টেম এবং পণ্যের প্রবাহ দৃশ্যমান এবং বিষয়টিকে পরিষ্কার করে তোলার মাধ্যমে এটি যাতে সহজেই খুজে পাওয়া যায়। যখন কোনো গুরুত্বপূর্ন কোয়ালিটি  রুটিনগুলো লেখা হয় এবং ম্যানুয়ালে সংযোজন করা হয় তখন এটি সবার জন্য যে কোনো প্রসেস সহজে বুঝতে সাহায্য করে থাকে ৷ কোয়ালিটি ম্যানুয়েল অনেক সময় স্টাফদের ক্ষেত্রে নিরাপত্তা ব্যবস্থা হিসেবে কাজ করে। একটি লিখিত রুঢিন কর্মের ক্ষেত্রে সুসংহত বা ঐক্য নিশ্চিত করে ৷ তাই এর গুরুত্ব অপরিসীম।

Do: উদ্দেশ্য অর্জনের জন্য পরিকল্পনা সম্পাদন করা । Do এর একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ হচ্ছে Communication & Implementation বাস্তবায়ন করা।

Communication হল একটি তথ্য প্রবাহ যা একটি নির্দিষ্ট সিস্টেমের মধ্যে থেকে কার্যক্রমকে সহজেই বুঝতে সাহায্য করে। Implementation হল Routines & Procedure এর মাধ্যমে পরিকল্পনা অনুযায়ী কাজের বাস্তবায়ন যা কমপ্লায়েন্স অর্জনে কাজ করে ৷ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম শুধুমাত্র কাগজে কলমে না থেকে বাস্তবিক অর্থে থাকতে হবে। কাঙ্খিত লক্ষ্য অর্জনের জন্য ম্যানেজমেন্টকে অবশ্যই তাদের নিজস্ব কাজ ও তার সেকশনের গোল/লক্ষ্য সম্পর্কে পরিষ্কার ধারনা দেওয়ার ব্যবস্থা করবে ৷ যখন প্রত্যেক কর্মী এর সাথে জড়িত থাকবে তখনি কেবল কোম্পানী তাদের  পূর্ণ সম্ভবনা ব্যবহার করে ও সঠিক নীতির মাধমে গ্রতিষ্ঠানকে কাঙ্খিত লক্ষ্যে বা গন্তব্যে পৌছাবে। বিভাগগুলোর মধ্যে যোগাযোগর প্রবাহ তথ্যগুলো হতে পারে যেমন fabric, color, mistakes, focus area etc. সিস্টেমের কার্যকারিতা বাড়াতে সহযোগিতা করে তাই সবার এই সম্পর্কে ধারনা থাকতে হবে।

Check: প্রত্যাশিত ফলাফলের সাথে কাজের কতটুকু বাস্তবায়ন করা হয়েছে তার পার্থক্য খুজে বের করা ।

Act: পার্থক্যের কারন বিশ্লেষন করা এবং তার পেছনের নির্দিষ্ঠ কারন নির্ধারন করা । পার্থক্যের কারন PDCA যে কোন ধাপেই/ অংশে হতে পারে। যে ধাপেই নির্ধারন করা হোক না কেন যদি কোথাও কোন পদক্ষেপ পরিবর্তন করলে প্রতিষ্টানের উন্নয়ন সম্ভব হয় সে বিষয়ে ফলোয়াপ/খেয়াল রাখতে হবে। এক কথায় হল প্রসেসর কর্মদক্ষতা বাড়াতে ক্রমাগত পদক্ষেপ গ্রহন করা।

Check and Act এর একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ হচ্ছে Feedback and Improvement Action। Feedback and Improvement Action হলো একটি সিস্টেমের Activities ডাটা, চেক, রেকর্ড, বিশ্লেষণ করে, সংজ্ঞায়িত করে এবং ত্রুমাগত ঊন্নতির জন্য প্ৰয়োজনীয় সংশোধনমূলক এবং প্রতিরোধমূলক কর্মনির্ধারণ করে । একবার উন্নয়নের জায়গা নির্ধারনের পর কারখানাগুলিতে ত্রুমাগত প্রতিরোধক এবং সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহন করতে হবে এবং অবশ্যই সেটির তথ্য রেকর্ড আকারে রাখতে হবে।

উন্নয়নের জায়গা সনাক্ত করার জন্য তথ্য ব্যবহার করার সময় Supplier কে নির্দিষ্টভাবে জানাতে হবে কোথায় Action প্রয়োজন ৷ এটিই সবচেয়ে কার্যকরী পন্থা এবং এটি আরও প্রমান করে Action এর জন্য কাঙ্খিত ফলাফল পাওয়া গিয়াছে অথবা যায়নি I

Feedback System ব্যবহার করে অনেক সময় একটি গুরুত্বপূর্ন কাজের সবচেয়ে ভাল ও কার্যকরী উপায় পাওয়া যায়। যখন কোন কর্মচারী তাদের কাজের Production এবং System কি ভাবে উন্নত করা যায় সেই বিষয়ে চিন্তা করে, তার মানে হলো তারা তাদের কাজের প্রতিশ্রুতিবদ্ধ এবং এর উপকার তারা নিজেরাই পেয়েছে অর্থাৎ তখন বুজতে হবে ব্যবস্থপনা সিষ্টেম Living এবং Sustain আছে এবং এটি ম্যানেজমেন্টের সর্বস্তরে পৌছেছে । Feedback System সংরক্ষন করা ও তার কার্যক্রম নিয়ন্ত্রন করা একটি গুরুত্বপূর্ন ব্যাপার। যে কোন System Review হতে পারে Corrective এবং Preventive Action এর মাধ্যমে। যে কোন প্রতিষ্ঠানের Management System দ্বারা নির্ধারিত লক্ষ্য কেবলমাত্র অর্জন হবে যদি নিয়মিত Feedback পাওয়া যায় তা হবে ত্রুমাগত উন্নয়নের জন্য এবং এর সাথে Corrective & Preventive Action ও অতীব জরুরী। Feed back System বিভিন্ন ধরনের হতে পারে যেমন Customer feedback, SRM report etc.এই স্টেজে আমরা Idea Box  ব্যবহার করতে পারি নতুন,নতুন আইডিয়া পাবার জন্য যা কোম্পানির সবার জন্য উন্মুক্ত থাকবে।

মোঃ তৌহিদ খান 

কিউ, এম, এস রেস্পন্সিবল ।